ClassFill is een officiële browser-extensie (uitbreiding) voor Google Chrome of Microsoft Edge. De extensie helpt u om gegevens uit een Excel-bestand gecontroleerd over te zetten naar het cijfer- of beoordelingsscherm in Magister, in de volgorde waarin Magister uw leerlingen toont. U behoudt zelf de controle: u controleert de koppeling van kolommen, de matching van namen en u kunt het proces te allen tijde stoppen.
1. Wat u nodig hebt vóór u start
- Een computer met Chrome of Edge en geïnstalleerde extensie ClassFill.
- Een geldige licentie of actieve proefperiode (zie het blok „Licentie & proefperiode” in de extensie).
- In de browser: Magister geopend op het scherm waar u cijfers of waarderingen invoert (niet alleen het startmenu).
- Een Excel-bestand in het formaat .xlsx (modern Excel; geen oude .xls).
- Het Magister-tabblad moet het actieve tabblad zijn op het moment dat u de extensie gebruikt.
Waarom het actieve tabblad belangrijk is
ClassFill werkt samen met het Magister-tabblad dat op dat moment vooraan staat in uw venster. Staat een ander website-tabblad actief, dan kan de extensie het rooster niet vinden of kan de foutmelding verschijnen dat u eerst Magister moet openen.
2. Overzicht van de stappen in de extensie
In het venster van de extensie volgt u logisch opeenvolgende stappen. De exacte nummering op het scherm kan per versie iets verschillen; conceptueel zijn dit de hoofdfasen:
- Excel-document kiezen — u selecteert het bestand en zo nodig het juiste werkblad (tabblad) binnen Excel.
- Kolommen matchen — u koppelt kolommen uit Excel aan de kolommen die ClassFill in Magister heeft gevonden.
- Instellen van letterbeoordelingen (indien van toepassing) — u stemt herkenbare codes af op wat uw school gebruikt.
- Invullen in Magister — u start het overzetten; tijdens het invullen verschijnt ook een kleine balk op de Magister-pagina met Stop.
Leerlingnamen matchen
Na het inlezen van Excel en Magister krijgt u een overzicht waarin per Excel-rij wordt aangegeven welke leerling in Magister het beste past. Controleer rijen die meerdere mogelijkheden hebben of geen match: kies zo nodig handmatig de juiste leerling. Pas daarna verder met invullen.
3. Eisen aan het Magister-scherm (zichtbaar rooster)
ClassFill leest het rooster zoals het in beeld is. Als het venster te krap is, kan virtualisatie (het tonen van een deel van de rijen) onbetrouwbaar worden. Daarom gelden onderstaande richtlijnen.
- Verticaal: zorg dat ongeveer minimaal vijf leerlingrijen tegelijk zichtbaar zijn in het invoerrooster. Maak het browservenster zo nodig hoger of verklein de zoom (bijvoorbeeld Ctrl + min in Windows).
- Horizontaal: zorg dat minimaal twee beoordelingskolommen bruikbaar naast elkaar in beeld zijn (niet alleen een smalle strook achter een schuifbalk). Scroll of verbreed het venster indien nodig.
- Op smallere schermen kan ClassFill automatisch de Magister-zijbalk inkllappen om meer ruimte te geven; dat is normaal.
Houd tijdens het invullen het rooster zo stabiel mogelijk: niet handmatig scrollen en het venster niet onnodig verschuiven. ClassFill herstart dan van voren; bij herhaalde onderbrekingen kan het proces worden afgebroken.
Waarom twee kolommen in beeld?
Met één nauwelijks zichtbare kolom bestaat het risico dat celranden en schuifbalken het beeld vertekenen. De eis van twee kolommen in beeld is bedoeld om betrouwbaar invullen te waarborgen.
4. Werken met Excel: welke vrijheden heeft u?
ClassFill verwacht een gewone tabel in .xlsx. De kolommen hoeven niet in een vaste, door het programma opgelegde volgorde te staan: u kiest later in de extensie welke Excel-kolom bij welke Magister-kolom hoort.
Aanbevolen werkwijze
- Eén duidelijke kolom met leerlingnamen (zoals ze in Magister staan: voor- en achternaam, of de gewoonte van uw school).
- Per beoordeeld aspect een eigen kolom (bijvoorbeeld huiswerk, werkhouding, gekozen waarderingsschaal).
- Lege cellen worden doorgaans overgeslagen: er wordt niets gewijzigd in de corresponderende cel in Magister.
Spaties en schrijfwijzen
- Overbodige spaties aan begin of einde van een cel worden bij het vergelijken vaak genormaliseerd.
- Kleine verschillen in naamweergave (afkorting voornaam, voluit/roepnaam) worden waar mogelijk herkend; bij twijfel vraagt de extensie om uw keuze bij het matchen.
Lettercodes en schalen
Als uw school met lettercodes werkt (bijvoorbeeld O, V, G), kunt u in het instellingsgedeelte van ClassFill aangeven welke codes zijn toegestaan en eventueel aliassen koppelen (bijvoorbeeld dat „Rv” hetzelfde is als „RV”). Codes die niet in uw profiel staan, kunnen worden overgeslagen met een waarschuwing, zodat u geen ongeldige waarden naar Magister stuurt.
Cijfers
Numerieke invoer wordt herkend wanneer de kolom in Magister daar geschikt voor is. Gebruik in Excel de notatie die u ook handmatig in Magister zou gebruiken (decimaal komma of punt, afhankelijk van het veld).
.xlsx worden ondersteund. Exporteer uit Google Spreadsheets
of Apple Numbers zo nodig eerst naar .xlsx.
5. Tijdens het invullen: Stop, balk op Magister en compacte weergave
- Na het starten verschijnt op de Magister-pagina een zwevende balk met onder meer Stop. Als u de extensie-popup sluit, kunt u via deze balk alsnog stoppen of de volledige popup weer openen.
- In de extensie zelf kunt u tijdens het invullen schakelen tussen een uitgebreide en een compacte weergave. Standaard blijft de uitgebreide weergave zichtbaar tot de eerste waarde succesvol is verwerkt (ingevuld of al correct aanwezig), zodat u direct feedback ziet dat het proces loopt.
- Handmatig scrollen in het Magister-rooster tijdens het invullen kan ClassFill laten herstarten vanaf het begin, om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde leerling terechtkomen.
6. Veelvoorkomende meldingen, waarschuwingen en fouten
Hieronder vindt u gangbare boodschappen in begrijpelijke taal. De exacte formulering op uw scherm kan licht afwijken per versie van de extensie of Magister.
Magister en tabblad
| Situatie / strekking | Wat u kunt doen |
|---|---|
| Open eerst een Magister-tabblad / het actieve tabblad is niet Magister. | Klik op het tabblad waar uw cijferinvoerscherm open staat; open daarna de extensie opnieuw. |
| U zit op de inlogpagina van Magister. | Log in en navigeer naar het cijfer- of beoordelingsscherm van uw klas. |
| Geen cijferrooster gevonden op dit tabblad. | Controleer of u het juiste scherm heeft geopend (invoer, niet alleen bekijken) en of het de juiste klas betreft. |
| Rooster te klein in beeld; onvoldoende rijen of kolommen zichtbaar. | Vergroot het venster, zoom uit, of scroll horizontaal zodat voldoende kolommen vrij liggen; voldoe aan de richtlijnen in hoofdstuk 3. |
| Invullen gestopt: rooster werd te klein tijdens het invullen. | Vergroot het venster en start het invullen opnieuw met 3. Invullen in Magister. Vermijd het venster te verkleinen tot de ronde klaar is. |
| Te vaak herstart door scroll of gewijzigd venster. | Laat het rooster met rust tot ClassFill klaar is, of stop bewust met Stop en probeer later opnieuw in rustigere omstandigheden. |
| Korte pauze: Magister reageert traag of heeft een limiet. | Wacht; ClassFill past het tempo aan. Probeer niet gelijktijdig massaal andere acties in Magister. |
Excel en koppeling
| Situatie / strekking | Wat u kunt doen |
|---|---|
| Kies een .xlsx-bestand / dit bestandstype wordt niet ondersteund. | Sla uw bestand op als moderne Excel-werkmap (.xlsx) en selecteer het opnieuw. |
| Excel-bestand kon niet worden gelezen. | Controleer of het bestand niet corrupt is, niet geopend is in „alleen-lezen”-modus met conflicten, en probeer een export opnieuw. |
| Kolom met leerlingnamen ontbreekt in de keuze. | Wijs onder het kopje kolommen expliciet toe welke Excel-kolom de namen bevat. |
| Niet alle velden konden worden gekoppeld. | Vul de koppeling voor alle benodigde kolommen in, of sla kolommen bewust over als die niet geïmporteerd hoeven. |
| Onbekende code of waarde volgens uw ingestelde profiel. | Pas uw lijst met toegestane lettercodes aan of corrigeer de Excel-cel. Zie hoofdstuk 4. |
Licentie en verbinding
| Situatie / strekking | Wat u kunt doen |
|---|---|
| Proefperiode verlopen / licentie vereist. | Sluit een abonnement af of activeer uw licentiesleutel in het daarvoor bestemde veld (formaat zoals aangegeven in de extensie). |
| Licentiesleutel ongeldig formaat. | Controleer spatiëring en het voorbeeldformaat in de extensie. |
| Licentie- of netwerkcontrole mislukt; offline. | Controleer internet; probeer later opnieuw. Een tijdelijk opgeslagen licentie kan soms alsnog lokaal werken — volg de melding op het scherm. |
Algemeen
| Situatie / strekking | Wat u kunt doen |
|---|---|
| Automatisch invullen is mislukt. | Lees de gekleurde statusregel in de extensie; vernieuw desnoods de Magister-pagina, controleer het rooster en de koppeling, en probeer opnieuw. |
| Instellingen konden niet worden geladen of opgeslagen. | Controleer of de browser extensies toestaat om lokale opslag te gebruiken; start de browser opnieuw en probeer het nog eens. |
7. Tips voor rustig en veilig gebruik
- Werk bij voorkeur in één rustig moment door; sluit andere zware programma’s niet noodzakelijk, maar vermijd intensief scrollen in Magister.
- Controleer na afloop steekproefsgewijs een paar cellen in Magister (eerste en laatste leerlingen, en een midden-rij).
- Houd een reservekopie van uw Excel-bestand bij de hand tot u tevreden bent over de invoer in Magister.
- Gebruik de feedbacklink in de extensie alleen voor inhoudelijke vragen over het product; voor Magister-storingen wendt u tot uw school-IT of leverancier.
8. Documentversie en aanpassing op uw website
Deze handleiding is opgesteld als één HTML-document met ingesloten opmaak. U kunt de volledige <article class="cf-manual">…</article>
opnemen in een pagina op uw eigen website. Alle stijlen zijn aan die wrapper gekoppeld, zodat ze uw site zo min mogelijk beïnvloeden.
Werk de data en versie-informatie van ClassFill desgewenst handmatig bij wanneer u een nieuwe uitgave van de extensie publiceert.